Les principes de restitution des biens en entreprise sont les mêmes en île de France et sur tout le territoire français. Cette restitution implique la restitution de tout bien appartenant à la société jusqu’à la suppression des moyens de paiement (carte bancaire mise à disposition, chéquier…). Comment écrire une lettre de restitution ? Comment faire si un collaborateur refuse de restituer les clés ou les biens de l’entreprise ?
Quelles sont les règles à suivre pour rédiger une bonne lettre de restitution adressée à l’entreprise ?
La bonne restitution des clés d’une entreprise oblige la rédaction d’une lettre officielle avec toute la précision et la fiabilité possible. Cela signifie qu’il faut un état des lieux d’entrée et un état des lieux de sortie. Ces détails permettront de faire face aux malentendus éventuels au moment de la restitution ou à la fin du vôtre contrat. De ce fait vous devez être précis dans la description du matériel à restituer. Considérez aussi le modèle et la couleur du logement à la réception et au moment où il faut le restituer.
Ces détails du bail serviront à faire la comparaison de l’état fonctionnel du matériel à la prise et son état à la restitution. Cette lettre est rigoureusement recommandée et il faut surtout la conserver pour s’en servir au besoin. Quant au salarié qui recevra les clés du matériel, son contact où ses coordonnées doivent être également inscrits et conserver quelque part pour être retrouvés aussi facilement quand il faut. Cette démarche vous offre une garantie de la bonne gestion d’une quelconque situation de crise.
Le collaborateur refuse de restituer la clé de l’entreprise : que doit-on faire ?
Il arrive de nombreuses fois qu’un salarié refuse de restituer les clés de l’entreprise après rupture de contrat. Si au départ vous n’avez pas conclu un bail de prêt de matériel, sachez tout de même que, de façon générale, le bailleur doit rédiger une lettre, un contrat ou un bail de travail dans lesquels il notifiera que tout collaborateur a le devoir de restituer toutes les clefs du logement à l’entreprise ou au propriétaire.
Avant la réception du matériel, il est donc tenu de poser sa signature sur ce document. En cas de résiliation, le bailleur ou l’entreprise a le plein droit de récupérer le matériel avec tout son état de départ. Alors si le collaborateur refuse de les rendre, le bailleur/ l’entreprise est tenu de faire lire cette lettre ou bail au collaborateur pour faciliter la réception des clefs.
Au cas où cette lecture n’influencerait pas la décision du collaborateur, l’entreprise a le droit de faire recours au tribunal des Prud’hommes. Il doit faire le dépôt d’une lettre qui accusera le collaborateur pour le non-respect des règles du contrat et réclamera des dommages et intérêts. Le tribunal enverra une convocation au salarié par voie postale. La réception de cette convocation va engendrer une restitution immédiate de vos biens et de leurs clefs.
Modèle de documents relatifs à la restitution des clefs en entreprise
Dans le cadre de la restitution des clefs d’une entreprise, il faut :
Lettre avant l’acquisition du matériel
Avant de laisser en location un quelconque matériel, le propriétaire a le droit de faire signer une lettre de restitution au locataire. En effet ce document est rigoureusement recommandé pour attester l’attribution de ce bien au locataire (l’entreprise ou le salarié ou son mandataire).
Ce document doit comporter le nom, prénoms du locataire, son adresse, le matériel acquis, la date d’acquisition et l’état de tous les outils qui s’y trouvent puis sa signature. Il doit y promettre de restituer le matériel dans les mêmes états qu’à la réception. Le nom de l’entreprise doit également s’y figurer.
Attestation de restitution
Avant de quitter définitivement l’entreprise, le locataire (mandataire) a le droit de recevoir à son tour de la part du bailleur une lettre attestant la remise effective des clefs. Cette lettre lui offre une garantie d’avoir gain de cause en cas de situation de crise. La création de ce modèle de document est assez facile.
Il comportera nom et prénoms du bailleur et celui du collaborateur, son adresse, Nom de la société, le nom du matériel mis en location ou attribué avec tous les outils qui s’y trouvent. Il doit comporter également la date de restitution des clefs et la signature des deux camps. Elle comportera l’État des lieux de sortie. Le bailleur doit reconnaître à travers ce document avoir récupéré l’intégralité des outils mis à disposition du salarié.
Par ailleurs, l’employeur doit au préalable effectuer le dépôt de garantie au propriétaire du logement au moment du contrat de location (s’il s’agit d’une location) par carte bancaire ou autre moyen avant que le salarié entre en possession des clefs.
